Derzeit lernen wir alle eine neue Art der Kommunikation kennen. Nicht nur privat, sondern auch geschäftlich sind digitale Kommunikations-Tools plötzlich unverzichtbar. Die Art und Weise wie wir jetzt digitale Kommunikation erfahren wird sich auf unser zukünftiges Verhalten auswirken. Die digitalen Anwendungen bleiben, auch nach oder mit Corona, wichtig und werden bestimmt vermehrt eingesetzt.

Wir wollen deshalb einen Blick auf virtuelle Meeting- und Konferenzsituationen, im Office oder Homeoffice, und ihre Anforderungen an eine gute Kommunikation werfen.

In vielen Unternehmen werden Telefonkonferenzen, virtuelle Meetings und Videokonferenzen schon seit Jahren eingesetzt um einen persönlichen Austausch zu gewährleisten, obwohl die Teilnehmer sich an unterschiedlichen Orten befinden. Reisen werden reduziert, CO₂ ,Zeit und Geld werden gespart. Aus dem täglichen Einsatz international tätiger Unternehmen ist die „klassische“ Videokonferenz nicht mehr wegzudenken. Die Kommunikation zwischen Headquarter und Zweigstellen muss funktionieren. Wichtige Entscheidungen werden in planmäßigen Sitzungen getroffen, der Kontakt zu Partnern rund um den Globus ist kurzfristig möglich.

Bei Videokonferenzen benötigt es, neben der richtigen Soft- und Hardware, weitere Voraussetzungen um eine gute Sichtbarkeit und Verständigung der Teilnehmer zu gewährleisten.

Die Form der Tische und ihre Oberflächenbeschaffenheit sind sehr wichtige Faktoren. Für rechteckige Räume eignet sich ein trapezförmiger Tisch, für quadratische Räume passt eher eine Wankelform. Bei großen Konferenzen mit Doppeldisplay wird oft ein V-förmiger Tisch eingesetzt. Die Tischoberfläche sollte hell, matt und blendfrei sein. Geeignet sind somit helle Schichtstoffe (wie z.B. Fenix) oder helle, geölte oder matt lackierte, Hölzer. Des Weiteren sollte der Tisch über eine versteckte und stolperfreie Kabelführung sowie sinnvoll angeordnete Datenanschlussfelder, zur Aufnahme der nötigen Endgeräte, verfügen. Je nach Position der Kamera und Form des Tisches sind teilweise auch Beinraumblenden nötig.

Um den Teilnehmern der Videokonferenz bequemes und ergonomisches Sitzen zu ermöglichen, aber auch das Zuwenden zu Anwesenden und virtuellen Teilnehmern zu ermöglichen, benötigt es drehbare und agile Stühle. Diese ermöglichen es, bei längeren Besprechungen gut und bequem zu sitzen aber auch öfter die Sitzhaltung zu verändern. Dadurch wird unser Rücken entlastet und wir fühlen uns nach Videokonferenzen auch noch fit für den restlichen Arbeitstag.

Für die Innenarchitektur gilt: Weniger ist mehr. Man sollte auf ruhige, nicht reflektierende Oberflächen zurückgreifen; so werden die Teilnehmer auf der „anderen“ Seite weniger abgelenkt und ein ruhiges und harmonisches Bild wird übertragen. Faktoren wie die Identität des Unternehmens und Atmosphäre können gezielt eingebracht werden.

Der umgebene Raum sollte ausgerüstet werden, um gute Sprachverständlichkeit zu unterstützen. Durch akustisch wirksame Segel oder Paneele an Wänden und/oder der Decke kann die Nachhallzeit deutlich gesenkt werden. Auch Vorhänge oder Rollos vor den Fenstern bieten hier einen Mehrwert. Des Weiteren sorgen sie für den nötigen Sonnenschutz und eine blendfreie Übertragung.

Es bedarf aber nicht immer den vollausgestatteten Konferenzraum. Jedes Unternehmen sollte für die verschiedenen Arten des virtuellen Meetings individuelle Lösungen anbieten. Teilweise benötigt man die große Konferenzanlage, teilweise reicht auch ein (Steh-)Tisch oder eine Sitzecke mit einem mobilen Monitor- und Kamera-Caddy. In vielen Situationen reicht es sogar aus, sich über die mobilen Endgeräte (Handy, Laptop, Tablet) zwanglos und im informellen Rahmen „zu treffen“. So kann man sich flexibel und dynamisch auszutauschen.

Gönnen Sie sich einen guten Drehstuhl! Das gilt nicht nur für das Büro, sondern auch für Ihren Arbeitsplatz zu Hause. Die Polsterung von Bürodrehstühlen ist auf langes, bequemes Sitzen ausgelegt und die Technik unterstützt Sie in Ihrer natürlichen Haltung.

Die Kamera sollte fixiert sein. Auf einem Stativ, per Tablet-Halter oder ähnlichem. Das Handy in der Hand zu halten ist keine Option für längere Meetings, da die Bewegungen und die daraus entstehenden Geräusche alle Teilnehmer ablenken.

Es bleibt festzuhalten, dass mit steigender Teilnehmerzahl die Qualität der Hardware steigen sollte. Die Hardware in Videokonferenzräumen umfasst daher Full-HD-Kameras (teilweise neig- und schwenkbar, teilweise mit Zoom) und -Bildschirme, sowie Tischmikrofone oder Konferenzspinnen und Lautsprecher. Der etablierteste Hersteller in diesem Segment ist Logitech.

Zur Übertragung der Signale werden die unterschiedlichsten Software-Lösungen angeboten und eingesetzt. Weit verbreitet, und seit vielen Jahren auf dem Markt, ist Cisco Webex. Aber auch Angebote wie Skype for Business, Microsoft Teams, Adobe connect oder Zoom und Go to meeting (welche wir bei uns einsetzen) unterstützen das mobile Arbeiten und die Kommunikation innerhalb von Unternehmen.

Neben der Nutzung in „klassischen“ Video-Konferenzen ist hier auch der Einsatz im Kleinen möglich. Die Software vereint die Nutzer auf einer zentralen Plattform. Man kann mit jedem Endgerät teilnehmen, Audio- und Videomeetings halten, sowie Inhalte und den eigenen Bildschirm für andere Nutzer sichtbar machen. Teilweise erlauben die Anwendungen die gemeinsame und zeitgleiche Bearbeitung von Dateien.

Viele Unternehmen sind in Zeiten von Corona und „staatlich angeordnetem“ Homeoffice erstmals auf digitale Kommunikations-Lösungen angewiesen. Der Umgang mit den „neuen“ Tools wird bei vielen zu einer Sicherheit führen, welche uns auch in Zukunft den Weg ins frei gewählte Homeoffice erleichtert.

Auch wir haben uns in kürzester Zeit umstellen müssen – durch Social Distancing wurde für uns der Kollegenaustausch und der Kundentermin plötzlich virtuell. Auch wenn wir alle unsere sozialen Kontakte und auch den persönlichen Austausch mit unseren Kunden und Kollegen vermissen, so stellen wir fest, dass das „Neue“ für unsere zukünftige Arbeit ein wichtiger Bestandteil sein wird.

Wir sind also gespannt darauf, wie Unternehmen und Privatleute auf das neue Arbeiten in Zukunft reagieren. Sollten Sie Fragen haben oder eine BEratung wünschen, so sind wir jederzeit für Sie da!