Derzeit lernen wir alle eine neue Art der Kommunikation kennen. Nicht nur privat, sondern auch geschäftlich sind digitale Kommunikations-Tools plötzlich unverzichtbar. Die Art und Weise wie wir jetzt digitale Kommunikation erfahren wird sich auf unser zukünftiges Verhalten auswirken. Die digitalen Anwendungen bleiben, auch nach oder mit Corona, wichtig und werden bestimmt vermehrt eingesetzt.

Wir wollen deshalb einen Blick auf virtuelle Meeting- und Konferenzsituationen, im Office oder Homeoffice, und ihre Anforderungen an eine gute Kommunikation werfen.

In vielen Unternehmen werden Telefonkonferenzen, virtuelle Meetings und Videokonferenzen schon seit Jahren eingesetzt um einen persönlichen Austausch zu gewährleisten, obwohl die Teilnehmer sich an unterschiedlichen Orten befinden. Reisen werden reduziert, CO₂ ,Zeit und Geld werden gespart. Aus dem täglichen Einsatz international tätiger Unternehmen ist die „klassische“ Videokonferenz nicht mehr wegzudenken. Die Kommunikation zwischen Headquarter und Zweigstellen muss funktionieren. Wichtige Entscheidungen werden in planmäßigen Sitzungen getroffen, der Kontakt zu Partnern rund um den Globus ist kurzfristig möglich.

Bei Videokonferenzen benötigt es, neben der richtigen Soft- und Hardware, weitere Voraussetzungen um eine gute Sichtbarkeit und Verständigung der Teilnehmer zu gewährleisten.

Die Form der Tische und ihre Oberflächenbeschaffenheit sind sehr wichtige Faktoren. Für rechteckige Räume eignet sich ein trapezförmiger Tisch, für quadratische Räume passt eher eine Wankelform. Bei großen Konferenzen mit Doppeldisplay wird oft ein V-förmiger Tisch eingesetzt. Die Tischoberfläche sollte hell, matt und blendfrei sein. Geeignet sind somit helle Schichtstoffe (wie z.B. Fenix) oder helle, geölte oder matt lackierte, Hölzer. Des Weiteren sollte der Tisch über eine versteckte und stolperfreie Kabelführung sowie sinnvoll angeordnete Datenanschlussfelder, zur Aufnahme der nötigen Endgeräte, verfügen. Je nach Position der Kamera und Form des Tisches sind teilweise auch Beinraumblenden nötig.

Um den Teilnehmern der Videokonferenz bequemes und ergonomisches Sitzen zu ermöglichen, aber auch das Zuwenden zu Anwesenden und virtuellen Teilnehmern zu ermöglichen, benötigt es drehbare und agile Stühle. Diese ermöglichen es, bei längeren Besprechungen gut und bequem zu sitzen aber auch öfter die Sitzhaltung zu verändern. Dadurch wird unser Rücken entlastet und wir fühlen uns nach Videokonferenzen auch noch fit für den restlichen Arbeitstag.

Für die Innenarchitektur gilt: Weniger ist mehr. Man sollte auf ruhige, nicht reflektierende Oberflächen zurückgreifen; so werden die Teilnehmer auf der „anderen“ Seite weniger abgelenkt und ein ruhiges und harmonisches Bild wird übertragen. Faktoren wie die Identität des Unternehmens und Atmosphäre können gezielt eingebracht werden.

Der umgebene Raum sollte ausgerüstet werden, um gute Sprachverständlichkeit zu unterstützen. Durch akustisch wirksame Segel oder Paneele an Wänden und/oder der Decke kann die Nachhallzeit deutlich gesenkt werden. Auch Vorhänge oder Rollos vor den Fenstern bieten hier einen Mehrwert. Des Weiteren sorgen sie für den nötigen Sonnenschutz und eine blendfreie Übertragung.

Es bedarf aber nicht immer den vollausgestatteten Konferenzraum. Jedes Unternehmen sollte für die verschiedenen Arten des virtuellen Meetings individuelle Lösungen anbieten. Teilweise benötigt man die große Konferenzanlage, teilweise reicht auch ein (Steh-)Tisch oder eine Sitzecke mit einem mobilen Monitor- und Kamera-Caddy. In vielen Situationen reicht es sogar aus, sich über die mobilen Endgeräte (Handy, Laptop, Tablet) zwanglos und im informellen Rahmen „zu treffen“. So kann man sich flexibel und dynamisch auszutauschen.

Gönnen Sie sich einen guten Drehstuhl! Das gilt nicht nur für das Büro, sondern auch für Ihren Arbeitsplatz zu Hause. Die Polsterung von Bürodrehstühlen ist auf langes, bequemes Sitzen ausgelegt und die Technik unterstützt Sie in Ihrer natürlichen Haltung.

Die Kamera sollte fixiert sein. Auf einem Stativ, per Tablet-Halter oder ähnlichem. Das Handy in der Hand zu halten ist keine Option für längere Meetings, da die Bewegungen und die daraus entstehenden Geräusche alle Teilnehmer ablenken.

Es bleibt festzuhalten, dass mit steigender Teilnehmerzahl die Qualität der Hardware steigen sollte. Die Hardware in Videokonferenzräumen umfasst daher Full-HD-Kameras (teilweise neig- und schwenkbar, teilweise mit Zoom) und -Bildschirme, sowie Tischmikrofone oder Konferenzspinnen und Lautsprecher. Der etablierteste Hersteller in diesem Segment ist Logitech.

Zur Übertragung der Signale werden die unterschiedlichsten Software-Lösungen angeboten und eingesetzt. Weit verbreitet, und seit vielen Jahren auf dem Markt, ist Cisco Webex. Aber auch Angebote wie Skype for Business, Microsoft Teams, Adobe connect oder Zoom und Go to meeting (welche wir bei uns einsetzen) unterstützen das mobile Arbeiten und die Kommunikation innerhalb von Unternehmen.

Neben der Nutzung in „klassischen“ Video-Konferenzen ist hier auch der Einsatz im Kleinen möglich. Die Software vereint die Nutzer auf einer zentralen Plattform. Man kann mit jedem Endgerät teilnehmen, Audio- und Videomeetings halten, sowie Inhalte und den eigenen Bildschirm für andere Nutzer sichtbar machen. Teilweise erlauben die Anwendungen die gemeinsame und zeitgleiche Bearbeitung von Dateien.

Viele Unternehmen sind in Zeiten von Corona und „staatlich angeordnetem“ Homeoffice erstmals auf digitale Kommunikations-Lösungen angewiesen. Der Umgang mit den „neuen“ Tools wird bei vielen zu einer Sicherheit führen, welche uns auch in Zukunft den Weg ins frei gewählte Homeoffice erleichtert.

Auch wir haben uns in kürzester Zeit umstellen müssen – durch Social Distancing wurde für uns der Kollegenaustausch und der Kundentermin plötzlich virtuell. Auch wenn wir alle unsere sozialen Kontakte und auch den persönlichen Austausch mit unseren Kunden und Kollegen vermissen, so stellen wir fest, dass das „Neue“ für unsere zukünftige Arbeit ein wichtiger Bestandteil sein wird.

Wir sind also gespannt darauf, wie Unternehmen und Privatleute auf das neue Arbeiten in Zukunft reagieren. Sollten Sie Fragen haben oder eine BEratung wünschen, so sind wir jederzeit für Sie da!

Plötzlich ist es da… das Homeoffice

Für viele von uns kam die Entscheidung nun von zuhause zu arbeiten quasi über Nacht. Aufgrund der aktuellen globalen Gesundheitskrise war ein Umdenken was die derzeitige Arbeitsplatzsituation angeht quasi unvermeidbar.

Genau wie für mich! Mein Name ist Sarah Baum, ich bin 34 Jahre alt, bin verheiratet und habe eine zwei jährige Tochter. Wir leben und arbeiten nun zusammen in einer Wohnung im Kölner Süden. Ich habe im Jahr 2011 bei der Firma Stoll angefangen und bin seitdem mit viel Freude in der Beratung tätig. Zudem gehöre ich seit Stunde 0 zum Online-Shop Team dazu. Ich finde es spannend den klassischen und modernen Absatzweg in meinen Berufsalltag zu verbinden.

Neues Arbeiten, neue Erfahrungen

Und da sitze ich nun, für manche von Ihnen bestimmt schon „klassischer“ Alltag, für mich eine ganz neue Erfahrung.

Das Homeoffice hat sicherlich in den letzten Jahren auch bei uns in Deutschland an Fahrt aufgenommen. Aber wie sieht eigentlich so ein Arbeitsplatz zuhause aus, worauf ist zu achten und welche „Risiken und Nebenwirkungen“ gibt es? Diese Fragen musste ich mir plötzlich stellen und stelle fest: Nichts ist so wie ich es gewohnt bin. Also habe ich mir eine für mich einfachere Frage gestellt: Was brauche ich eigentlich für Möbel? Arbeitsplätze für meine Kunden planen das kann ich… aber plötzlich für mich in meinen eigenen vier Wänden? Das war doch so nicht vorgesehen!

Fangen wir mal beim Arbeitsplatz/ -tisch an:

Durch die technischen Möglichkeiten ist ein Zugang zum Firmen-Server schnell gelegt (ja ich gebe es zu, auch durch meinen Mann), auch Videokonferenzen lassen sich heutzutage unkompliziert übers Handy und den Computer gestalten. Neben der notwendigen technischen Ausstattung muss ich mir natürlich auch ein passendes „Plätzchen“ suchen, um konzentriert und effektiv von zuhause zu arbeiten. Bei vielen von Ihnen wird es das klassische Büro sein, mit optimalem Wlan, Computer und Drucker. Bei mir ist es allerdings das Schlafzimmer mit Laptop. Hier steht ein kleiner Sekretär, den ich nun zu meiner Arbeitsstätte erkoren habe. Bisher war dieser eher ein Deko-Objekt. Und so geht es vielleicht einigen. Plötzlich sitzt man mit seinem Arbeitspensum in Wohnzimmer, Küche oder sonst wo in den eigenen vier Wänden. Hier konzentriert zu arbeiten fällt nicht immer leicht, wenn zum Beispiel, das gerade etwas unkontrollierbare Familienleben parallel weitergeht.

Versuchen Sie sich ein kleines eigens Reich zu schaffen. Dies kann ein eigener Raum mit höhenverstellbaren Schreibtisch sein, dies kann aber auch eine kleine Nische mit Sekretär sein. Eben ganz auf Ihre räumlichen Gegebenheiten angepasst!

So ein Bürodrehstuhl hat schon etwas…

Was mir am meisten fehlt? Ein anständiger Bürodrehstuhl…

Schöne Stühle habe ich viele zuhause! Der Küchenstuhl hat mir jahrelang morgens zum
Frühstück und abends mit Freunden gute Dienste geleistet, aber reicht er auch
für ein bildschirmorientiertes Arbeiten über mehrere Stunden aus? Hier merke
ich doch schnell, dass er an seine Grenzen kommt!

Ich sitze zu niedrig für meinen Laptop und wirklich gut unterstützen tut der Stuhl mich auch nicht. Hier und da fängt es nach den ersten Tagen an zu zwicken. Reines und dazu noch unpassendes Sitzen ist für die Gesundheit schädlich. Deswegen: Bleiben Sie in Bewegung, auch Zuhause! Jede Drehung, jedes Aufstehen und jeder Gang bringt unseren Rücken in Schwung und tragen zum gesunden Sitzen bei. Sie telefonieren viel? Super dann laufen Sie während eines Telefonats mehrfach durch ihre Wohnung. Wenn Sie länger sitzen: Wechseln Sie die Sitzpositionen häufiger. Oder lassen Sie sich einen neuen ergonomischen Bürodrehstuhl vom Osterhasen verstecken.

Wie verbinde ich jetzt am besten Alltag mit effizientem Arbeiten? Oder anders: Wie verbinde ich das Familien Chaos mit dem was sein muss??

Das mit der fehlenden Bewegung und dem Sitzen hatten wir gerade schon! Was hat sich noch für mich verändert? Der Weg zur Arbeit fällt schon mal weg. Frisch starte ich nun nach Dusche und Frühstück in mein Homeoffice, das heute Morgen auf der Couch ist, da das Schlafzimmer von Mann und Tochter schlafenderweise besetzt ist. Mein Motto – Flexibel bleiben 😉 Dann ist es jetzt eben so und später wieder anders. Dann muss ich jetzt eben verschiedene Positionen auf der Couch ausprobieren – bin gespannt ob das auf Dauer klappt.

So wo war ich…?

Ach ja… Alltag… effizientes Arbeiten… passende Einrichtung… Jetzt wollen wir mal das Angenehme mit dem Nützlichen verbinden – Ich finde das Homeoffice barucht auch Farbe, Kleinkram… Deko eben. Wie mache ich das?

Ein Arbeitsplatz darf heute zum Glück etwas mehr sein als ein Tisch mit Locher, Tacker und Stiftablage. Durch kleine Accessoires wie ein schöner Block, eine kleine Toolbox, um von A nach B zu ziehen (Mist wo ist eigentlich meine Toolbox?), oder auch eine neue Tischleuchte tragen definitiv zu einer schöneren Arbeitsatmosphäre bei und steigern die Stimmung!

So und was bringt mir das alles? Oder was nehme ich eigentlich mit? Was habe ich gelernt?

Es hat schon etwas, mal ganz in Ruhe, ohne Ablenkung von aussen, für sich zu arbeiten. Ich merke, wie ich mich besser konzentrieren kann und somit schneller an mein Ziel komme. Dies ist denke ich der größte Vorteil am Homeoffice. Ich bin beim Arbeiten ganz bei mir und meinen To Do´s. Natürlich gehört auch ein Teil an Selbstdisziplin dazu, seinen Tag so einzuteilen, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit nicht verwischen. Wann ist Zeit für Arbeit und wann für mich?! Und wie beschäftige ich nebenher mein Kind (und meinen Mann… der ist ja auch noch da!).

Der Alltag mit Kleinkind folgt einer gewissen Struktur, die uns durch den Tag führt.
So belaufen sich meine Arbeitszeiten auf morgens früh, den Mittagsschlaf und abends,
nachdem unsere Tochter im Bett ist. Für alle anderen der Tipp: Geben Sie Ihrem
Tag eine Struktur! Legen sie gerade jetzt, wo der Alltag durch das Motto
„StayatHome“, vielleicht manchmal in eine gewisse Monotonie verfällt, einen
„Fahrplan“ an, um auch Highlights einzubauen. Dies kann ein gemeinsames
Mittagessen mit den Mitbewohnern sein, ein kleiner Spaziergang an der gerade so
schönen Luft, oder was immer jetzt Ihre Stimmung hebt.

Zum Abschluss noch das Wort zum…

Nehmen wir doch die neue Situation als Chance an, unseren Alltag zu überdenken. Ich freue mich darüber das Projekt „Homeoffice“ auch für mich einmal auszuprobieren und kann für mich sagen, wenn meine Tochter wieder in die Kita geht, könnte ich mir es auch weiterhin sehr gut vorstellen in Teilen von zuhause zu arbeiten. Gerade für Projekte die volle Konzentration verlangen. Ich bin auf der anderen Seite aber auch froh, nach der freiwilligen Quarantäne, meine Kollegen wieder zu sehen, den schnellen fachlichen Austausch zu haben und einfach das familiäre Arbeitsumfeld zu genießen. Mit Kunden ins Gespräch zu kommen und einfach Teil am Leben zu haben.

Eure